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什么是文档管理系统以及公司可能需要该系统的 8 个原因

Marci CraneMasterControl 特約撰稿人 2017/8/24


管理成堆文件或一個電子文檔的解決方案:您會選擇哪個?

文檔管理系統是一種軟件解決方案,允許對文檔進行數字化管理。如今,通過文檔管理系統管理的大多數文檔都與業務相關。

文檔管理系統的用途是什麽?

文檔管理系統:

簡而言之,文檔管理系統旨在使您能夠更快、更簡單、更高效地完成與文件管理相關的任務。讓我們來深入了解文檔管理系統在任何公司或組織的用途。

1) 輕松完成繁重的工作


硬拷貝紙本身就是一項偉大的發明。與岩石、板岩片或石牆上的繪畫相比,紙莎草更是向前邁出的一大步!然而,由于企業和組織面臨著存儲和處理大量記錄在案的信息的需求,即使是紙張也會成爲沈重的負擔。紙張堆疊和丟失文件的情況在許多行業中變得日益普遍。1957 年發明的掃描技術在 20 世紀 80 年代發揮了作用,當時軟件開發人員利用掃描技術創建出第一個文檔管理系統。第一項任務在理論上很簡單:將數百、數千甚至數萬個文檔掃描進安全的數字化環境中,並考慮到搜索數字文件的功能。對于許多公司而言,這意味著不再需要在陰涼的文檔保管室和文件櫃中搜尋文件了。相反,它意味著只需使用筆記本電腦和業務控制台即可查找文檔,最近還可通過移動設備進行查找。

2 )
制作安全文檔


硬拷貝文件的存儲從來都不容易。硬拷貝文件容易丟失、難以搜索和保持安全,並且成本高昂。簡單地說,將硬拷貝文件鎖在環境受控的儲藏室內這種做法並不是大多數公司和組織都能負擔得起的。大多數企業只能使用文件櫃或狹窄的儲藏室。由于這些文檔的存儲過程太過簡單,如此之多的文件不可避免地使管理成爲一項艱難的工作。


然而,在 20 世紀 80 年代,文檔管理軟件進入到商業領域。公司開始購買新的解決方案,並將舊的文件櫃和儲藏室扔掉、清理或用于其他目的。根據行業法規,購買文檔管理系統的一些企業和組織仍然需要將硬拷貝文件保留指定的時間,但即使對于這些公司來說,文件始終是安全的並且可在數字空間(物理空間除外)中使用,可提供有價值的保證性和便利性。

考慮購買文檔管理系統的公司可能想知道如何找到最安全的系統。事實上,每個文檔管理系統的開發人員都使用各種數字安全認證和信息安全管理技術。適用于某家公司的系統可能不適合另一家公司。潛在購買者應該進行盡職調查。例如,從在 Google 中搜索“[在此處輸入行業名稱] 公司的文檔管理系統開始,然後研究結果,重點關注客戶推薦以及各種解決方案采用的安全認證和管理技術。

3)
查找瞬間完成


如果存儲硬拷貝文件的過程看似很難完成,那麽查找過程就更難了。想象一下,您負責將一份官方文件傳輸給一個或多個(通常更多)經過批准的審查人、編輯人或簽字人,然後再想象一下將數百、數千甚至數萬個文檔傳輸給所有這些審批人。很容易就會發現,要想快速查找文件簡直就是場噩夢,這需要許多全職員工將大部分的時間都耗費在完成查找文件的任務上面。即使是采用可用于多種用途的電子郵件技術,文件仍然注定會在電子郵件文件夾中丟失,並且再也找不到了。

但是,使用文檔管理系統後,查找工作只需要實際查找或電子郵件查找方式所需的一小部分時間,並可防止文檔丟失!

4) 與思維同步的跟蹤速度

除了查找硬拷貝文件外,還存在跟蹤文件的問題。員工會將文檔提交給審查人或批准人簽字,但如果他或她不在的話該怎麽辦?或者,如果一個或多個審查人在簽字之前要求進一步編輯,該怎麽辦?如果他們在文檔上簽字但要求稍後將該文檔發送給其他人,該怎麽辦?有許多類似這樣的場景,很容易會造成文檔丟失,或忘記文檔是如何適應業務流程的。一個文檔比較容易記,但管理數百、數千或數萬個文檔則是非常複雜的工作,需要額外的管理工具。 開發文檔管理系統的主要原因之一是快速有效地查找文檔。在有必要進行額外編輯的文檔的查找和批准過程中更是如此。出于此原因,許多文檔管理系統還將跟蹤和時間戳技術集成到他們的解決方案中,以便跟蹤文檔的工作變得簡單。

5) 在文件櫃中大海撈針

過去,搜索成千上萬個文檔確實如同大海撈針,要找到正確的文件櫃、正確的抽屜,或者在最近,則是要找到那封正確的電子郵件。即便使用電子郵件,查找文檔也需要花費大量時間,並且這種做法並非始終是安全的。 進入文檔管理系統。大多數文檔管理系統都采用頂尖的搜索技術,這樣公司和組織便不必再浪費時間和金錢來尋找必要的文件。即使是擁有數千名員工和數百萬文檔的公司,適合的文檔管理系統也將提供有效的數字文檔整理工具,這樣用戶在幾秒鍾內便可在數百萬個文檔中間找到那一份需要的文檔。

6)
可能需要驗證

如今,许多行业都受到高度监管。金融机构、律师事务所和生命科学公司都必须符合高水平的实践和道德标准才能维持业务。由于这些行业(以及其他行业)需要使用安全性较高的文档管理系统,这些系统通过独特的行业标准运行,因此专业文档管理系统可以帮助向监管检查员和審計员提供保证,以便根据法规处理文档安全和流程管理。当然,并非所有文档管理系统在创建之时都是一样的,部分系统有着更高的创新性。例如,部分文档管理系统实际上提供審計功能,以便受到高度监管的公司和组织可以执行内部實操審計,从而为第三方審計做好准备工作。这些内部審計功能可用于进行任何类型的審計工作,而不仅仅是与文档管理相关的審計工作。

7 )
基于雲的文檔管理系統

在過去十年中,將互聯網上托管的系統稱爲基于雲已成为一种普遍的做法。由于不基于雲的大多数软件系统都不易访问且使用起来不太方便, 因此合理的做法是將大多數文檔管理軟件系統遷移至雲端,這也將是大勢所趨。 当然,许多公司和组织在高价值在线内容管理方面都存在担忧(大多数担忧与安全相关)。然而,根据大多数解决方案的经验,必要性是发明之母,并且已经有许多可行的安全、基于雲的文檔管理系統解决方案可供使用。

8)
文檔管理系統是否實現了移動性

在過去幾年中,大多數文檔管理系統都實現了移動性。在如今的商業環境中,移動應用程序已成爲必需。

9)
文檔管理系統帶來的直接好處

綜上所述,下文簡明扼要地列出了文檔管理系統可以爲任何公司或組織提供的一些主要好處:



  • 在減少錯誤的同時提高工作速度
  • 消除文檔丟失和錯誤歸檔的現象
  • 節省時間、空間和金錢
  • 自動執行冗余流程
  • 改善客户服務
  • 始終知道文檔的存儲位置
  • 可以隨地使用
  • 控制訪問權限
  • 跟蹤文件
  • 文檔周轉快速高效
  • 迅速拓展業務
  • 最大程度提高性能




總結


簡而言之,文檔管理系統是一種不斷發展且通常可定制的解決方案,用于進行文檔管理工作。對于大多數企業而言,文檔管理系統可用于改善公司各個層面的業務流程,但與所有主要采購流程一樣,應完成必要的研究和咨詢工作。





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